1. kintone 是什麼？

kintone 是由 Cybozu, Inc. (才望子) 提供的一款雲端平台，無需撰寫程式碼，讓您更有效率地管理公司的工作流程和數據。

通過使用 kintone 的服務，您可以：

• 不用寫程式碼，就能根據公司需求製作應用程式。
• 把大量的數據集中起來，方便大家一起使用。
• 提升工作效率，並透過高級的安全措施保護資料。
• 讓內部溝通更順暢，活化團隊的互動。

透過這些功能，能輕鬆製作簡單的應用程式，並且依照需求來靈活運用。

2. kintone 的功能介紹

kintone 提供了豐富的功能，能滿足各種業務需求，大致可分為以下七項主要應用：

1. 建立符合公司需求的客製化應用程式
2. 顧客與案件管理
3. 申請與審核流程管理
4. 客戶諮詢和服務管理
5. 文件共享與管理
6. 日程和活動管理
7. 意見與資訊的分享

接下來將進一步說明每項功能的用途。

① 建立符合公司需求的客製化應用程式

在 kintone 上，您可以輕鬆建立各種能提升業務效率的應用程式，無論是顧客管理、案件管理、日報、行程管理、訂單管理，或是客戶服務管理，都能以簡單的方式完成設定。kintone 也適合用來製作小型應用程式，成本不高，但能在日常業務中發揮重要作用，助您有效提升工作效率。

此外，kintone 提供靈活的客製化選項，讓您能依照公司的實際需求和運營方式調整應用程式。平台內還有許多現成的應用可供下載，安裝後即能立即使用，讓您迅速投入業務運作。

② 顧客與案件管理

顧客管理是指管理顧客的資訊與交易紀錄。一般使用 Excel 進行顧客管理時，資料不易共享，且無法支援多人同時編輯，這帶來了一些限制。

透過 kintone，企業可以集中管理所有資料，並隨時進行編輯、查看與修正。此外，kintone 可依照企業需求進行客製化，從而提升業務流程的效率。每個案件的預估成交時間和互動紀錄也都能一併管理，使得資料更完整、有序。

③ 申請與審核流程管理

kintone 可以自訂業務流程，讓申請者、批准人以及整個批准流程的條件和步驟都能靈活設計。透過它的流程管理功能，企業能隨時掌握內部稟議、經費申請等的審批進度。

不同企業的申請流程和內容各不相同，但使用 kintone 可以設計出符合公司需求的功能，滿足企業特定的管理需求。

④ 客戶諮詢和服務管理

kintone 可以讓企業打造專屬的查詢管理系統，從接受查詢到處理回應，都能順暢進行。透過集中管理，可以避免遺漏或重複回應，並透過趨勢分析提升客戶服務品質。查詢的內部聯絡、協商內容以及處理歷程都能保留下來，實現知識和經驗的分享，進而統一各員工的服務水準。

⑤ 文件共享與管理

每位使用者可享有 5GB 的儲存空間來保存檔案，並配有變更紀錄和版本管理功能，能在編輯後將檔案還原至任意時間點的狀態。在多使用者環境中，儲存空間為共享模式，例如，若環境中有 5 位使用者，則所有使用者將共享 25GB 的總儲存空間。

已儲存的檔案可以透過檔案名和內容進行全面搜尋，當檔案數量增加時，亦可利用篩選和排序功能來精確查找。

此外，系統還具備溝通、存取權限控制和外部系統整合功能，讓企業在維護安全性的同時，能靈活地分享和管理檔案。

⑥ 日程和活動管理

具備應用程式管理權限的使用者所建立的行事曆，其他使用者可在 kintone 中瀏覽排程列表，並將行程新增至行事曆。系統也支援將行事曆與活動紀錄整合，並具備可依日期設置的提醒功能，有助於防止漏失重要任務。

⑦ 意見與資訊的分享

kintone 提供多種免費應用程式範本供使用者下載，這些範本可協助使用者快速建立所需的業務流程，包括「意見箱」應用程式在內，員工可以在意見箱中分享點子、留言、提問，並進行即時討論與完善，從而促進業務現場的改善。

此外，kintone 提供「訪客空間」以便與外部人員進行短期交流，有助於降低資訊外洩等安全風險。

3．kintone 活用案例

業務部門

在業務運作中，準備和確認必要文件往往耗費大量時間與人力，尤其是傳統紙本契約，需安排與客戶會面或郵寄，流程繁瑣且效率不高。

導入 kintone 的企業透過雲端簽署功能，無需再攜帶契約書至客戶現場，能更順暢地完成合約簽訂。公司可將契約書、訂單等文件集中上傳至 kintone 統一管理，讓員工能快速查找所需文件，進一步提升業務運作的效率與靈活性。

總務與人事部門

過去在人事作業中，招聘資訊較難與其他部門共享，管理上容易因人而異，不易統一。導入 kintone 的企業可以大幅提升招聘業務的效率，並且直接導入現有的 Excel 資料，實現無縫轉換。透過統一的數據管理，企業能輕鬆實現跨部門或跨店鋪的資訊共享，使招聘流程更加順暢且標準化。

公關與行銷部門

在公關與行銷部門導入 kintone，可以將其作為業務系統的開發平台來使用。kintone 支援 API 和 JavaScript 的客製化，並具備外掛程式功能，能成為靈活的系統開發基礎。不僅擁有高度彈性，還能加快開發進程。

此外，kintone 可整合報表輸出應用程式，使業務流程大幅簡化並提升運作效率。

開發與品質保證部門

傳統的紙本紀錄方式常面臨難以查找過去紀錄、文件劣化及保存問題等挑戰。在開發與品質保證業務中導入 kintone，能將紀錄數位化，並以 kintone 作為資訊共享的基礎平台，實現資料的共享、保存及進度管理。

透過 kintone，員工可以輕鬆共享原先個人管理的數據，並能在需要時即時查閱所需資料。進度也可視覺化呈現，便於與相關人員進行溝通，確保業務順暢。此外，消除手寫表單後，也能有效減少人為錯誤的發生。

客戶服務部門

過去在處理客戶服務業務時，常遇到回覆客戶郵件或查詢時出現延遲、遺漏，以及無法共享回應內容的情況。導入 kintone 的企業能有效管理這些查詢，進而提升服務品質，促進業務改善。各門市的客戶回饋也能迅速匯報至總部，便於統一管理。

透過整合 kintone 與 AWS 等雲端服務 ，可集中管理所有查詢的回應進度，並在 kintone 中一覽所有郵件回覆狀況，避免郵件管理依賴單一人員。這樣的系統大幅提升了顧客服務的效率與一致性。

4． kintone 的優勢與成效

kintone 擁有以下優勢：

• 可根據業務需求，創建所需數量的應用程式
• 操作簡便，易於上手
• 提供豐富的範本，可快速製作符合需求的應用程式
• 資訊可即時共享，適合需要快速反應的業務
• 經常性費用低廉，具成本效益
• 有效促進成員間的資訊共享
• 為雲端服務，支援行動裝置操作
• 完善的支援體系，提供強力的技術支援

kintone 不需要 IT 專業人員的參與，也可以輕鬆建立業務所需的應用程式。即使沒有程式設計知識，也能進行開發，其開發介面設計簡潔明瞭，方便初學者快速上手。此外，kintone 提供了各行業及不同業務用途的範例應用程式，企業可以根據自身需求，選擇合適的範例進行應用設計。

5. kintone 的限制

kintone 也有以下幾項需要留意的限制：

• 部分外掛程式需付費，但多數需求可透過免費外掛解決，無需額外支出。
• 應用程式數量增加時，管理難度也可能提升，但其彈性設計允許管理者依需求靈活調整組合。
• 每位使用者預設有 5GB 的共享空間，總空間可隨需求加購，大多數情況下能滿足使用需求。
• 支援進銷存和財務管理功能，但受到瀏覽器性能和資料傳輸的限制，處理大量數據時可能會影響網頁端的效能。

kintone 專注於業務流程改善，適合多種管理需求。

6．kintone 與 CTI 電話系統的整合

CTI 指的是將電腦與電話整合的技術，使用這項技術的系統稱為 CTI 系統。透過 CTI 系統，可以將電話與 kintone 進行整合，達成來電時自動顯示客戶資訊，或直接從 kintone 發起通話。

使用雲端電話系統 MOT/TEL 時，該系統具備與 kintone 的標準整合功能。若企業使用 kintone，可利用 CTI 功能來實現來電時自動顯示 kintone 資訊頁面的效果。

透過 MOT/TEL 與 kintone 的 CTI 整合，能有效提升電話業務的效率。

7．如何在 kintone 上建立應用程式

在 kintone 上建立應用程式的流程非常直觀，使用 GUI 操作即可輕鬆構建。以下是基本應用程式的建立步驟：

1. 登入

首先，請登入 kintone。

2. 建立新應用程式

登入後，點擊「應用程式」區域中+形狀的「建立新應用程式」圖示。

在「建立新應用程式」中選擇「從頭開始建立」（也可以選擇使用現成的範本建立應用程式）。

3. 應用程式設定

設定應用程式的名稱、圖標及說明。

4. 新增欄位

點擊「新增欄位」，將所需的欄位（如文字框、日期、下拉選單、核取方框等）拖放到表單中。

開啟各欄位的設定頁面，調整欄位名稱、是否必填等詳細設定。

5. 排版設定

設定記錄的顯示形式，可選擇預設列表檢視、日曆檢視或自訂檢視等。

6. 設定應用程式的存取權限

選擇「存取權限」標籤，設定應用程式的使用權限及記錄的編輯權限。

可以針對特定使用者或群組設定存取或編輯限制。

7. 設定流程管理（可選）

若需要建立有審批或工作流程的應用程式，可設定「流程管理」，包括狀態、動作及進度管理角色等，來自訂流程。

8. 發佈應用程式

完成所有設定後，點擊「公開應用程式」按鈕即可將應用程式上線。發佈後可在 kintone 首頁開啟新應用程式，並新增記錄以確認其運行狀況。

以上是使用 kintone 建立應用程式的基本步驟。此外，kintone 平台具高度靈活性，並支援 JavaScript 或 API，能進行更進階的自訂與整合。

8．kintone 的未來性與總結

在數位轉型（DX）浪潮下，像 kintone 這類業務應用平台的重要性日益提升。對於中小企業和新創公司來說，kintone 是一款快速且低成本數位化業務流程的工具，具有不可估量的價值。

近年來，隨著 RPA（機器人流程自動化）和 AI（人工智慧）技術的進步，企業結合這些技術來進一步提升業務效率和自動化的趨勢越來越明顯。kintone 所提供的 API 和外掛程式功能，使其能輕鬆與這些新技術整合，支援業務創新。

作為一款強大的雲端平台，kintone 實現了業務流程的效率提升和數據集中管理。使用者即使沒有程式設計背景，也能透過直觀操作建立所需的應用程式，已被廣泛應用於各類企業與組織。隨著技術不斷發展，kintone 的潛力將更加廣闊。