導入自動語音向导的步驟和使用場景
自動語音嚮導是播放【OO的人請輸入1號，△△的人請輸入2號】，像這樣的廣播功能。以下介紹為了更好的導入自動語音嚮導的要點跟使用場景
1. 什麼是自動語音嚮導
何為自動語音嚮導，正如我在本文的開頭解說過的，來電時播放【OO的人請輸入1號，△△的人請輸入2號】的通知，根據客人輸入的號碼，對收電人（組）進行排序，劃分
2. 導入自動語音嚮導的步驟
自動語音嚮導：
•電話號碼
•嚮導內容
•收電方
的3點需要考慮
首先電話號碼，因為在自動語音嚮導中，用一個號碼可以分配給多個組跟部門，所以一個號碼可以擔任多個號碼的任務。但是，如果在嚮導中，可以選擇的號碼過多，或者階級（輸入一次號碼後再次播放別的嚮導）太多的話，會讓客人感到厭煩而離開，因此，盡量考慮運用少量的號碼，建成不讓客人離開的嚮導跟層級
第二點是嚮導內容。可以按照部門小組分開嚮導，也可以按照商品分開嚮導。按新客，用戶，交易方等分開也是很有效果的。嚮導的內容是個重要的項目，需要慎重考慮
第三點是收電人。如果決定了嚮導內容的話，收電人大概也就決定了。如果是來自用戶的話，可以預想是關於使用方法跟故障的諮詢，這樣可以讓支援窗口來應接電話比較好。
但是，如果是用戶的話，也會預想“想要賬單的數據”“想要紙張的賬單”等，所以也需要選擇，是要設定能對應全部的嚮導呢？還是設定「其他的人・・・」這樣的綜合窗口，有非常規諮詢內容時，可以選擇其他，手動分配等
最後選定使用重要的自動語音嚮導的系統 能夠按照上述決定的流程設定的系統是本公司提供的MOT/PBX
3. 什麼是MOT/PBX
MOT/PBX是一種能夠充分使用公司電話效率功能的電話系統。
這次介紹的自動語音嚮導當然可以使用。除此之外，還可以使用代替固定電話（商務電話）終端的智能手機和PC的分機化功能。
如果使用分機化功能的話，在辦公室以外的地方，也可以用公司的電話打電話或者接電話，所以對於已實行工作方式改革法案的現在，在備受關注的居家辦公等的遠程辦公中也可以使用
4. 自動嚮導的使用場景
如果是MOT/PBX的自動嚮導的話，可以用於各種場景。
・有電話對應窗口的公司
目前，電話對應窗口的負責人接聽電話，然後轉接給負責的部門跟擔當，但如果有自動語音嚮導的話就不用專門的電話對應窗口。
・打錯電話和銷售電話多的公司
來電時如果只有直接接對話的對應的話， “誤打的電話”或“銷售電話”也會打進來，員工接電話的話，就必須要對應。即使是一件幾分鐘，一年也會浪費幾個小時、幾天的時間。但是，如果播放自動語音嚮導的話，誤打的電話和銷售電話大多會在嚮導中掛斷電話，最終減少了接收沒用的電話的次數，從而實現業務效率化。
・使用多個電話號碼的公司
除了代表號碼之外，也有很多公司根據部門、小組、產品，取得電話號碼進行管理，但是號
碼越多管理就越花時間，負擔也就越大。導入自動語音嚮導的話，一個號碼可以承擔多個號碼的任務，因此，可以減少管理號碼的麻煩，提高效率
工作方式改革法案實施後，公司業務效率化成為最大的課題。從身邊的電話業務開始引進系統來提高業務效率化把？
詳細自動語音向导：https://www.mot-net.tw/features/ivr/
