現今許多企業正在思考如何減少加班、提倡在家工作等方案以改善工作型態與環境。
在此本篇將提供MOT解決方案給一般話機或商務話機使用者。關於手機內線化的功能也一併介紹說明。

1.無法與外出中的員工取得聯繫而拖延應對時間…

商務話機

顧客時常撥打辦公室電話想要聯繫外出中的員工，因為無法轉接電話，所以只能先回覆顧客稍後會回撥聯繫，再以電子郵件或是電話聯絡該負責員工。
掛斷電話後，等負責人回覆，不僅花費時間之外，有時回撥過去卻沒有回應，而且若是撥打至顧客手機，通訊費用會比較高。

手機內線分機化

手機內線分機化之後，不受地點、時間限制，隨時都可以輕鬆通話。顧客來電時，就不必先掛掉電話，稍後再回撥了。
如此一來，可縮短電話應對時間，同時防止忘記回電聯絡，可提升顧客滿意度。

2.使用手機撥打給顧客卻無回應…

商務話機

有時顧客撥電話至辦公室要聯絡外出中的員工，有時轉接至員工手機卻一樣無回應，或是使用手機撥打給顧客時，因為是手機號碼而選擇不接聽的顧客也不在少數。
由於大部分都是以個人顧客為對象，然而有許多顧客非認識的來電號碼不接。

手機內線分機化

手機內線化後，即可使用公司代表號碼撥打。當顧客看到由公司號碼發話的來電後，自然就不會拒接了。
藉由撥打一次就取得聯繫，可以達到縮短電話應對的時間。
對顧客而言，來電顯示公司號碼的話，可讓人感到比較安心。

3.公司員工間的通訊費…

商務話機

使用一般的商務話機撥打電話至員工手機時，因為屬於外線通話，而需負擔通訊費，連同公司的員工也不例外。

手機內線分機化

手機內線化後，使用辦公室的話機撥打至員工手機、或員工間使用手機通話全部免費，當然也包括分支據點間的內線通話。除了削減成本之外，可以無需顧慮通訊費、自由暢打內線。

4.離開座位就無法接聽電話…

商務話機

每人分配1台話機以便於接聽來電，不過一離開座位就無法接聽了。無線電話雖然方便，但價位為一般話機的2倍，不可能分配給每位員工使用。
員工只為了接聽電話而放下手邊作業、趕緊回到座位，通話中不方便離開座位等行為造成辦公上的不便。另外，在倉庫等地方邊巡邏邊通話、在周圍沒有話機的場所辦公、以及使用手機辦公的人相當多。

手機內線分機化

手機也可作為無線電話使用，不受時間場所限制。除此之外，員工本身使用的手機安裝完成即可通話，無需再購買新設備，分機電話隨身帶著走，可顯著改善業務效率。

5.電話線及網路線等造成辦公室凌亂…

商務話機

看看座位周圍，電腦的網路線、電源線、電話線等是否交纏在一起呢？這些地方容易堆積灰塵而引發過敏，插座附近也可能會造成電線短路！

手機內線分機化

使用手機取代話機就可以減少電話線數量了。若公司有提供Wi-Fi連接，即可省去網路線，使辦公室不再凌亂，清潔方面也毫不費力，降低危險事故發生機率。乾淨整齊的辦公環境可提升員工的工作動力。

6.轉接費用貴高…

商務話機

規模小或外出業務多的公司通常都會設定電話轉接服務。雖然轉接服務很方便，即使辦公室沒有人也能接聽到電話，但是卻會產生高額通訊費，例如推銷電話也會被計算到其中。
可惜轉接服務僅能指定一個號碼，無法同時轉接給多數人，即使特地設定了這個服務，卻還是會發生漏接電話的狀況。

手機內線分機化

撥打至公司的電話可免費轉接給所有已內線分機化的手機，有效減少漏接的機率，當其中一人接聽後，其他手機便會停止響鈴，彷彿在辦公室辦公一樣便利，並且轉接費用免費，可大幅降低通訊費。

7.不想花費高成本於短期的營業…

商務話機

為擴大規模而推出的分店試營運，當業績不如預期時可選擇撤出，這類型企業通常不會投資高成本設備，但是比起低預算，員工使用手機接待顧客更容易影響公司形象，也會導致員工工作意願下降。

手機內線分機化

透過手機內線分機化，分店不必特地安排佈線，節省工程費用，外出中也可使用公司代表號撥打、接聽。
若總公司已有光電話，則可以100円加購電話號碼，以低成本創業。

8.攜帶私人手機和商務手機相當不便…

商務手機

商務手機的手機費用及產生的通訊費一律由公司負擔，相較於私人使用的方案，價格優惠許多。若員工間使用同一間電信業者還可以免費通話、降低通訊費。
但如此一來，員工需要攜帶2支手機，通訊錄也要分別管理，在生活上帶來一些不便。

手機內線分機化

私人手機內線化後，也可作為商務手機使用，無需再特意準備2支手機，可減輕工作包重量，通訊錄也不必再另外管理。
總務方面而言，公司不必再分配商務手機，可以削減公司經費。透過MOT，手機也可以利用公司號碼撥打，由公司號碼發話的通訊費一律向公司請款，因此員工無需個別申請、結算費用。此外，通訊紀錄可翻閱查詢，以避免業務上發生不正當的行為。

9.總是無法事先得知是轉接電話還是私人電話…

轉接

使用轉接服務後，當有電話來電時，總是沒辦法事前知道是轉接來的電話還是私人的電話，因此只能等接到電話後才能決定是否要開口回答「感謝您的來電，我是○○。」
若是同時經營多間公司的話，員工接電話時，第一時間不知道該說出哪間公司名，同樣會造成困擾。

手機內線分機化

手機安裝MOT後，若使用內線分機通話，將會透過MOT軟體介面來操作，可以簡單判斷出電話種類。除了來電號碼之外，也會顯示對方所撥打的號碼（接收方號碼），藉由此功能，經營多間公司之集團的員工在接聽電話前，便可馬上了解資訊。另外，也可針對各部門分配號碼。
若員工可以帶有自信、口條清晰地說出公司名，也會讓顧客留下好印象。

10.轉接服務只能指定1個號碼，反而造成電話漏接…

轉接

電話轉接服務通常僅能指定一人接聽，因此在使用交通工具途中、或與顧客商討等情況下，比較不方便接聽。
避免電話漏接原本就是轉接服務的宗旨，但只能轉接給一人的限制卻造成電話漏接的現象產生…

手機轉接

MOT與其他轉接服務不同之處在於，它可以同時轉接給多人，只要其中一人可以接聽，就可以減少漏接的機率了。若通話中的電話要聯絡其他人員，則可以保留電話、進行轉接。
此外，一般的轉接費用為基本費用加上轉接段之通訊費用，若是使用MOT轉接則免費！如此一來，光是轉接費用部分便削減大幅通訊費！
上篇暫時介紹到這裡，下篇將介紹以下內容：

• ・商務手機費用過高…
• ・外出時找不到顧客聯絡資訊…
• ・希望跟不同電信業者通話也免費…
• ・辦公桌放置話機後導致空間不足…
• ・位置一旦有變動就要重新安排工程…
• ・希望能盡快與顧客取得聯繫…